Namena Delovodnika i Arhive je evidentiranje i arhiviranje svih ulaznih i izlaznih dokumenata, kao i sve dokumentacije u radu. U sadašnjem poslovanju firmi sve je više dokumenata u elektronskoj formi koje putem ugradjenog kompanijskog E-mail servisa ili importujete u bazu podataka firme i automatski ih pružate svim saradnicima kojima su namenjeni na uvid i rad sa njima, ili ih iz baze podataka ekspedujete ka firmama i kontaktima sa kojima saradjujete.

Dokumentaciju u papirnoj formi možete prethodno skenirati i na taj način prevesti je u elektronsku formu, pogodnu za dalji rad.

Delovodnik sprečava mogućnost "nestanka" dokumenta i omogućava i praćenje dokumenta u svim svojim fazama.

Pretraživanje i pronalaženje nekog dokumenta je prilično jednostavno: putem grupisanja i izdvajanja dokumenata po firmama, kontaktima, mestu odlaganja dokumenta, kao i pronalaženjem traženog izraza po sadržaju (abstraktima) dokumenata, koji su ključni izvor informacija.

Osnovne odlike

Automatski zavedena i sačuvana sva ulazna i izlazna pošta. U jednom zapisu može biti obuhvaćeno više vezanih dokumenata.

Svaki dokument možete opisati putem sadržaja ili abstrakta, po kome kasnije možete vršiti pretragu.

Možete uputiti dokument u neke druge delove sistema, na pr. iz ulazne u izlaznu poštu kao odgovor pošiljaocu uz dodatak komentara, uputiti ga nekom drugom saradniku kao zameni odsutnog saradnika kome je originalno bio namenjen i td.

Nema više "izgubljenih" dokumenata.

Pretraživanjei pronalaženje bilo kog dokumentaje jednostavno:

• Izborom vrste dokumenta kojoj pripada (ponude, fakture, pisma, ugovori ili dr.),

• Zadavanjem nekog termina ili pojma kojeg očekujete da se nalazi u naslovu, kratkom sadržaju (abstraktu) ili predmetu željenog(ih) dokumenta,

• Listanjem po datumu dokumenta,

• Pronalaženjem tačnog ID (zavodnog) broja dokumenta,

• Po listi dokumenata koja čini kompletnu prepisku sa nekom firmom ili kontakt osobom u njoj ili

• Po oznaci i sadžaju registratora u kome je dokument u papirnoj formi odložen. Pronadjeni dokument omogućava i otvaranje drugih dokumenata koji su povezani sa njim u sistemu.

Bilo koji pronadjeni dokument u arhivi možete direktno pregledati na ekranu.

Ako želite da napravite E-mail poruku u HTML (WEB) formatu, pomoću funkcije "HTML Preview" možete da pogledate kako će ona biti viđena kada stigne na odredište. Slanje i prijem E-mail poruka je ugradjeno u sistem Delovodnika, tako da on istovremeno predstavlja i kompanijski E-mail servis.

U zavisnosti od nivoa autorizacije prijavljeni korisnik u listi delovodnika vidi izdvojene informacije koje su namenjene samo njemu ili radnom timu / timovima kojima pripada.

U Delovodniku je implemetntirana i potpuna funkcionalnost modula Poslovni Partneri, koji u sebi sadrži i elemente potrebne za kvalitetan marketing.

Povezanost sa drugim modulima

Modul je funkcionalno povezan samo sa modulom Poslovni Partneri, ali vrlo dobro radi u okruženju modula Ponude i Poslovi, Finansijske Projekcije. Modul prate zajednički moduli IS Manager, Integrator, Šifarnici.